Delega y ya no estés hasta la ma…

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Por Fernando Zepeda

Todos sabemos que tienes mucho trabajo y que no te queda tiempo para planear o para hacer las cosas importantes. ¿Lo urgente siempre te acapara y no hay cómo trabajar en las cosas que te ayudarían a salir del atorón?

¿Cuál es tu excusa para no delegar?
– “No tengo gente que sepa hacer esto, sólo yo lo sé hacer.”
– “Es que no lo van a hacer como yo quiero.”
– “No tengo a quién delegarle, me falta gente.”
– “Mi equipo no es confiable.”
– “La tarea es muy delicada, no se la puedo encargar a otro.”
Sin lugar a dudas, cualquiera que sea la razón que tienes, es verdadera y no meras fantasías provenientes de una noche calenturienta de verano. Aún así, hay cosas que puedes hacer para facilitar descargarte de trabajo y permitir que otros te ayuden. Las siguientes ideas van encaminadas a ello.
Lo primero es revisar rápidamente qué tantas cosas estás haciendo. La forma más sencilla de hacerlo es planteándote estas preguntas:
1. ¿Todo lo que haces genera un producto o un servicio específico? Si no es así, deja de hacer todo lo que no lo produce, ya que seguramente son actividades innecesarias.
2. Los productos y servicios que generas, ¿tienen un cliente bien identificado? En caso de que no, también deja de hacer esto.
3. Los clientes de los productos y servicios que produces, ¿realmente los usan? Si tu respuesta es “no”, déjalos de elaborar.
4. Para la elaboración de los productos y servicios que sí usan tus clientes, ¿hay pasos innecesarios en el proceso? Elimínalos.
5. ¿Hay pasos que otros puedan hacer? Delégalos. Un poco más abajo veremos cómo.
6. De los pasos que tú tienes que hacer, ¿qué se puede automatizar? Automatízalo.
7. Lo que quede, hazlo con todas las ganas del mundo.
Si nos regresamos a la pregunta 5 de las que acabamos de revisar, nos topamos con el tema de la delegación. Delegar es muy sencillo, sin embargo, a veces lo confundimos con el hecho de dirigir.

Dirigir a un grupo de personas consiste, básicamente, en darles instrucciones, verificar que comprendieron lo que les estamos solicitando, autorizar las acciones conducentes, supervisar el avance, pedir resultados y, en caso de no alcanzarse, proponer medidas correctivas.
Por su parte, delegar es mucho más simple en sus componentes, pero más complejo en su ejecución. Delegar es encargar una responsabilidad, solicitar ideas acerca de cómo se ejecutará para verificar que se entendió lo que estamos solicitando y esperar resultados.
La gran diferencia está en el otorgamiento de autoridad. Cuando se delega, se deja en manos del colaborador la capacidad de tomar decisiones, sin necesidad de consultar a su jefe. Y es esto, precisamente esto, lo que acalambra a la mayoría de los jefes. Pocos líderes están dispuestos a permitir que las cosas sucedan sin que pasen por su venia.

Para delegar con tranquilidad conviene seguir estos sencillos pasos:
1. Capacita personalmente a quien recibirá la delegación, para que aprenda de ti cómo se toman las decisiones.
2. Déjala tomar decisiones sencillas, de poco impacto, y gradualmente incrementa la complejidad de las decisiones que debe tomar.
3. Establece límites a sus decisiones. Por ejemplo, “si lo que decidas implica un gasto superior a $10,000.00 o si requiere contratar más gente o si impacta de cualquier forma el servicio a nuestros clientes, consúltame. Fuera de eso, decide lo que mejor te parezca”.
4. Déjala volar.

Es sencillo, sólo hay que perder el miedo a soltar el poder.

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